των Αίαντα Κατσαρού, Account Manager/Recruiter & Makayla Roth, HR Intern | Workathlon
Όπως λέει ο Bill Gates: "Όλοι χρειαζόμαστε ανθρώπους να μας δίνουν ανατροφοδότηση. Αυτός είναι ο βασικότερος τρόπος να βελτιωθούμε". Αν αυτό είναι αλήθεια, γιατί όλοι μισούν το feedback τόσο πολύ; Έρευνες δείχνουν ότι οι άνθρωποι προτιμούν να λαμβάνουν ανατροφοδότηση παρά να δίνουν. Όμως, αν βρίσκεσαι σε θέση επικεφαλής / διευθυντή, η παροχή feedback είναι μέρος της δουλειάς σου. Ωστόσο, υπάρχει πάντα φόβος μήπως φανείς επικριτικός. Γίνεται άραγε να δώσεις feedback αποτελεσματικά χωρίς να ακουστεί σαν κριτική;
Timing
Όταν δίνεις feedback, είναι σημαντικό να λαμβάνεις υπόψη το timing. Όχι μόνο το πότε, αλλά και πόσο συχνά.
Πολλές εταιρίες φαίνονται ικανοποιημένες με την ετήσια προσέγγιση ανατροφοδότησης, αλλά μελέτες δείχνουν ότι η ανασκόπηση μόνο μια φορά το χρόνο είναι αναποτελεσματική για πολλούς λόγους. Καταρχάς, πολλά πράγματα μπορούν να συμβούν σε ένα χρόνο, και το σχόλιο για κάτι που συνέβη πριν από 8 μήνες δεν θα έχει και σπουδαία αποτελέσματα. Για παράδειγμα, θα μπορούσες να κατηγορήσεις τον εργαζόμενο ότι δεν έκανε κάτι σωστά μέσα σε αυτό το χρόνο, αλλά στην πραγματικότητα, δεν θυμάσαι σωστά την κατάσταση αν έχει παρέλθει τόσο μεγάλο χρονικό διάστημα! Αυτό μπορεί να δημιουργήσει ένα εχθρικό περιβάλλον για τον εργαζόμενο και να προκαλέσει ίσως περιττό δράμα στο τμήμα.
ΒΡΕΣ ΤΟ ΣΧΕΤΙΚΟ ΑΡΘΡΟ "Διαχείριση Απόδοσης:
Από την άλλη πλευρά, ούτε η πολύ συχνή παροχή ανατροφοδότησης είναι η καλύτερη επιλογή. Ορισμένες εταιρίες θέλουν να κάνουν εβδομαδιαία check-in, αλλά οι μελέτες δείχνουν ότι οι εβδομαδιαίοι έλεγχοι είναι εξίσου αναποτελεσματικοί με τους ετήσιους. Κι αυτό γιατί αν το feedback δίνεται μια φορά την εβδομάδα, εσύ ως διευθυντής/προϊστάμενος δεν μπορείς να δεις την ανάπτυξη βραχυπρόθεσμα.
Με άλλα λόγια, ούτε η πολύ συχνή αλλά ούτε και η πολύ αραιή παροχή feedback είναι ιδανικό σενάριο - η λύση βρίσκεται κάπου στη μέση και λαμβάνοντας πάντα υπόψη την σύσταση της κάθε ομάδας, τις συνθήκες εργασίας, τη συγκεκριμένη εταιρία κλπ.
Τι πρέπει να αποφύγω να αναφέρω σε ένα meeting ανατροφοδότησης;
Πριν κανονίσεις την οποιαδήποτε συνάντηση, βεβαιώσου ότι έχεις ξεκαθαρίσει με τον εαυτό σου τους λόγους για τους οποίους θέλεις να δώσεις feedback στον Χ εργαζόμενο. Αν το κάνεις λόγω της εμμονής σου να ελέγχεις τα πάντα, τότε ίσως πρέπει να προβληματιστείς και να το λύσεις με τον εαυτό σου. Αλλά εάν νομίζεις πραγματικά ότι ο Χ θα επωφεληθεί από τις συμβουλές σου, τότε προχώρα και μην κοιτάς πίσω!
Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να θυμάσαι σε τέτοιες συναντήσεις:
ΒΡΕΣ ΤΟΝ ΠΛΗΡΗ ΟΔΗΓΟ "FEEDBACK ΠΡΟΣ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΥΣ" ΕΔΩ
1. Να μιλάς για την κατάσταση & όχι για το άτομο
Να αποφεύγεις φράσεις όπως "μιλάς πάρα πολύ στις συναντήσεις" και να προτιμάς φράσεις όπως "όταν μιλούσες στη συνάντηση αποσπούσες όσους όσοι βρίσκονταν γύρω σου".
2. Να κάνεις προτάσεις & όχι εντολές
Να αποφεύγεις φράσεις όπως "δεν ακούς" και να το κάνεις περισσότερο σαν "προσπάθησε να δίνεις λίγο περισσότερη προσοχή στις συναντήσεις".
3. Να αποφεύγεις την κριτική
Να μην λες πράγματα που σε κάνουν να φαίνεσαι επικριτικός. Για παράδειγμα, εάν λες "είσαι ο κουτσομπόλης του γραφείου" φλερτάρεις να ακουστεί σαν αγενής. Αυτό δε συμβαίνει όμως αν πεις "άκουσα ότι μιλάς συχνά για τους συναδέλφους σου".
Τι πρέπει λοιπόν να λέω;
Δεδομένου ότι κάθε άτομο είναι διαφορετικό, δεν υπάρχει τέλεια συνταγή, αλλά υπάρχει κάτι που ονομάζεται μέθοδος χάμπουργκερ - σημαίνει ακριβώς αυτό που ακούγεται. Τα διάφορα μέρη του χάμπουργκερ αντιπροσωπεύουν διαφορετικά πράγματα. Υπάρχουν τα δύο ψωμάκια και το κρέας. Χρονοδιάγραμμα λοιπόν με τη μέθοδο χάμπουργκερ:
ΒΡΕΣ ΤΟ ΣΧΕΤΙΚΟ ΑΡΘΡΟ "Hotel Manager ή Ψυχολόγος; Kαι τα δυο!" ΕΔΩ
1ο ψωμάκι: Ξεκινάς με ένα κομπλιμέντο
Το ξεκίνημα της συνάντησης με μια γνήσια φιλοφρόνηση από την πλευρά σου θα μειώσει την ένταση και θα θέσει τη συνάντηση σε μια πιο θετική ατμόσφαιρα. Και τα δύο μέρη θα είναι πιο χαλαρά και ανοικτά στην επικοινωνία.
Κρέας: Τα αρνητικά σχόλια
Αυτό το μέρος δεν θα είναι εύκολο. Αλλά ακριβώς όπως το κρέας είναι ο λόγος που παίρνεις ένα χάμπουργκερ, έτσι και τα σχόλια αυτά είναι ο βασικός λόγος για τον οποίο έχετε αυτή τη συνάντηση. Εξάλλου, δεν μπορείς να βελτιωθείς χωρίς να ξέρεις πρώτα τι μπορεί να βελτιωθεί.
2ο ψωμάκι: Τελειώνεις θετικά & αισιόδοξα
Αφού κάνεις τα όχι τόσο ευχάριστα σχόλια σου, πιθανότατα ο εργαζόμενος απέναντι σου να αισθάνεται άσχημα. Μην τον αφήσεις να σταθεί στο αρνητικό συναίσθημα υπενθυμίζοντας του ότι υπάρχουν τρόποι να βελτιωθεί. Δώσε του την ελπίδα ότι μπορεί να προχωρήσει και να εξελιχθεί. Τελείωσε με μια φιλοφρόνηση του έργου του και τερμάτισε τη συνάντηση.
Συμπερασματικά, για να υπάρχουν καλές σχέσεις εργοδότη - εργαζομένου, είναι σημαντικό να υπάρχει αμφίδρομη επικοινωνία. Αν τους λες εσύ συνέχεια τι να κάνουν, τελικά θα σταματήσουν να σε ακούνε, αφού η δική τους φωνή δεν θα ακούγεται ποτέ.
Μεγιστοποίησε τις πιθανότητες βελτίωσης και ανάπτυξης του προσωπικού σου, με κίνητρα, επικοινωνία και ευγένεια.
